Spillercertifikater skal være digitale
Det er vigtigt, at din klub husker at indhente spillercertifikater på nye spillere. Spillercertifikater indhentes digitalt, men hvordan skal man gøre og hvad skal man være opmærksom på? Få en guide her.
Tag godt imod nye spillere - og sørg for spillercertifikatet.
Spillercertifikat eller spillererklæring?
Der skal indhentes spillercertifikater på alle spillere, der har spillet i en anden klub i indeværende eller foregående turneringsår, dvs. hvis han/hun har spillet i anden klub i efteråret 2013 eller senere.
Er det ikke tilfældet, skal man blot have en spillererklæring [Spillererklæring]. Spillererklæringen er en tro og love-erklæring (underskrift) fra spilleren til klubben om, at han/hun senest har spillet fodbold i en anden klub i foråret 2013 eller tidligere.
Når man får en ny spiller
Når man som klub får en ny spiller, bør man altid starte med at tjekke om spilleren i forvejen findes i klubbens systemer. I KlubOffice søger man altså på spilleren, inden man evt. opretter ham/hende. Husk at udvid søgningen til også at omfatte udmeldte spillere. Prøv også at simplificere søgningen - søg f.eks. kun på fornavn og ikke andet. Der er så to scenarier:
1. Spilleren findes ikke i KlubOffice i forvejen (typisk ved helt nye spillere, der kommer til klubben)
- Ved man, i hvilken klub spilleren senest har spillet, kan man med fordel søge spillercertifikat uden at oprette spilleren først. Man får nemlig alle data overført sammen med certifikatet, når den anden klub godkender certifikatsanmodningen. I KlubOffice vælges menuen Klub Admin > Spillercertifikatsanmodninger > Anmod om spillercertifikat. Her skrives spillerens navn og fødselsdato, samt hvilken afdeling, som man ønsker spilleren placeret i, når han/hun overføres. Man vælger så at søge certifikatet i den klub, hvor spilleren senest har spillet.
Den afgivende klub får nu en mailbesked om, at der er søgt et certifikat. De skal svare snarest muligt, dog senest indenfor 14 dage, og de modtager automatisk en reminder efter 8 dage. Hvis det haster med overførslen, så kontakt gerne afgiverklubben pr. mail eller telefon for at sikre, at alt sker i rette tid. Når certifikatet er overført, kan klubben via forsiden af KlubOffice lægge spilleren ind i medlemsoversigten.
2. Spilleren findes i forvejen i klubbens KlubOffice (typisk ved spillere, der tidligere har været i klubben)
- Ret hans/hendes oplysninger, hvis der er rettelser. Står spilleren som udmeldt, genindmeldes han/hun ved at markere spilleren med et klik og trykke på ikonet "Indmeld/udmeld medlem" øverst til højre. Hvis der skal indhentes et spillercertifikat, klikkes på medlemmet og dernæst på ikonet Indhent spillercertifikat fra en anden klub til det valgte medlem øverst til højre.
Når et certifikat er overført, modtager spilleren og den nye klub en mail herom.
Typiske fejlkilder
Man vil nogen gange støde på en fejlbesked om, at den søgte spiller ikke findes i den klub, man søger om certifikatet i. Det kan skyldes, at spilleren aldrig er blevet oprettet som spiller i den anden klub. Mere hyppigt skyldes det dog en forskel mellem de data, som de to klubber har på spilleren. F.eks. kan den afgivende klub have stavet spillerens navn anderledes eller angivet en forkert fødselsdato. Kontakt da DBU Jylland for hjælp.
Sådan vises spillercertifikatet
Et digitalt spillercertifikat vises under fanen Fodboldspiller inde på det enkelte medlem. Her kan man se dato for certifikatoverførsel, samt hvilken klub, det er overført fra.
Klubber, der bruger online-indmeldelse
En del klubber bruger online indmeldelse via deres hjemmeside direkte ind i KlubOffice. På indmeldelsen fremgår det pt. ikke, hvilken klub spilleren senest har spillet for. Det arbejdes der på at ændre, så processen omkring spillercertifikater kan gå hurtigere.
Ydermere skal disse klubber være opmærksomme på, at et medlem, der indmelder sig via onlineformularen, måske allerede findes i KlubOffice. Her er løsningen at opdatere de eksisterende oplysninger på dette medlem (og evt. genindmelde ham/hende) og afvise den nye indmeldelse. Ellers får man samme medlem til at figurere to gange i sit KlubOffice.
Kun digitale spillercertifikater er gyldige
Bemærk, at det fra 1. januar 2015 er obligatorisk at benytte digitale spillercertifikater, dvs. et papir-spillercertifikat nyere end 1. januar 2015 er ikke gyldigt (spillercertifikater udstedt før 1. januar 2015 må godt være i papirform).
Læs mere om spillercertifikater her.
