Guide: Digitalt klubskifte

Det er vigtigt, at din klub husker at indhente spillercertifikater på nye spillere. Spillercertifikater indhentes digitalt, men hvordan skal man gøre og hvad skal man være opmærksom på? Få en guide her.

160527 SPP 3607 Tag godt imod nye spillere - og sørg for spillercertifikatet (foto: Søren Palmelund).

Der skal indhentes spillercertifikater på alle spillere, der har spillet i en anden klub.

Har en spiller aldrig spillet i en klub før, bliver der automatisk oprettet et spillercertifikat, når spilleren oprettes i KlubOffice.

Når man får en ny spiller
Når man som klub får en ny spiller, bør man altid starte med at tjekke, om spilleren i forvejen findes i klubbens systemer. I KlubOffice søger man altså på spilleren, inden man evt. opretter ham/hende. Husk at udvide søgningen til også at omfatte udmeldte spillere. Prøv også at simplificere søgningen - søg f.eks. kun på fornavn og ikke andet. Der er så to scenarier:

1. Spilleren findes ikke i KlubOffice i forvejen (typisk ved helt nye spillere, der kommer til klubben)
- Ved man, i hvilken klub spilleren senest har spillet, kan man med fordel søge spillercertifikat uden at oprette spilleren først. Man får nemlig alle data overført sammen med certifikatet, når den anden klub godkender certifikatsanmodningen. I KlubOffice vælges menuen Personer > Medlemmer> Spillercertifikat, og herefter klikkes på dokument-ikonet "Opret ny anmodning om spillercertifikat". Her skrives spillerens navn og fødselsdato, samt hvilken afdeling som man ønsker spilleren placeret i, når han/hun overføres. Man vælger så at søge certifikatet i den klub, hvor spilleren senest har spillet.
Den afgivende klub får nu en mailbesked om, at der er søgt et certifikat. De skal svare snarest muligt, dog senest indenfor 7 dage, og de modtager automatisk en reminder efter 4 dage. Hvis det haster med overførslen, så kontakt gerne afgiverklubben pr. mail eller telefon for at sikre, at alt sker i rette tid. Når certifikatet er overført, kan klubben via forsiden af KlubOffice lægge spilleren ind i medlemsoversigten.

2. Spilleren findes i forvejen i klubbens KlubOffice (typisk ved spillere, der tidligere har været i klubben)
- Ret hans/hendes oplysninger, hvis der er rettelser. Står spilleren som udmeldt, genindmeldes han/hun ved at markere spilleren med et klik og trykke på ikonet "Indmeld/udmeld medlem" øverst til højre. Hvis der skal indhentes et spillercertifikat, klikkes på medlemmet og dernæst på ikonet "Indhent spillercertifikat fra en anden klub til det valgte medlem" øverst til højre.
Når et certifikat er overført, modtager spilleren og den nye klub en mail herom.

Typiske fejlkilder
Man vil nogen gange støde på en fejlbesked om, at den søgte spiller ikke findes i den klub, man søger om certifikatet i. Det kan skyldes, at spilleren aldrig er blevet oprettet som spiller i den anden klub. Mere hyppigt skyldes det dog en forskel mellem de data, som de to klubber har på spilleren. F.eks. kan den afgivende klub have stavet spillerens navn anderledes eller angivet en forkert fødselsdato. Kontakt da DBU Jylland for hjælp.

Sådan vises spillercertifikatet
Et digitalt spillercertifikat vises under fanen Fodboldspiller inde på det enkelte medlem. Her kan man se dato for certifikatoverførsel, samt hvilken klub, det er overført fra.

Få overblik over spillere uden gyldig spilletilladelse
KlubOffice giver dig overblikket over spillere i klubben, der ikke har en gyldig spilletilladelse. En spiller kan være spilleberettiget for en klub på to måder:

1) Ved at have sit spillercertifikat i klubben
2) Ved at have en 'supplerende spilletilladelse' i klubben. En supplerende spilletilladelse bruges til at kunne spille i flere klubber. Regler for den supplerende spilletilladelse varierer fra lokalunion til lokalunion.

Fra forsiden af KlubOffice kan du se, om du har spillere, der ikke har en gyldig spilletilladelse i din klub. Hvis du ser et rødt udråbstegn, kan du gå til overblikket for at se, hvilke spillere det drejer sig om.

Klubber, der bruger online-indmeldelse
En del klubber bruger online indmeldelse via deres hjemmeside direkte ind i KlubOffice. På indmeldelsen angiver spilleren sin tidligere klub, hvorefter der automatisk bliver anmodet om spillercertifikatet hos den tidligere klub.

Kun digitale spillercertifikater er gyldige
Bemærk, at det fra 1. januar 2015 blev obligatorisk at benytte digitale spillercertifikater. Pr. marts 2018 fik alle danske spillere et digitalt spillercertifikat, og et papircertifikat er dermed ikke længere gyldigt, uanset oprettelsesdato.

Supplerende spilletilladelse til sekundær klub
Ønsker en spiller at spille 11-mandsfodbold i een klub og 7- eller 8-mandsfodbold i en sekundær klub, skal spillercertifikatet være i 11-mandsklubben, mens 11-mandsklubben skal give tilladelse til, at den sekundære klub må benytte samme spiller. Det er et af eksemplerne på en supplerende spilletilladelse.

I alle tilfælde, hvor en spiller ønskes benyttet i to klubber, skal dette søges via KlubOffice og supplerende spilletilladelse.

Spillere fra udlandet
Der skal også ansøges om spillercertifikat på udenlandske spillere. Proceduren er næsten den samme i KlubOffice, men du skal udfylde lidt flere oplysninger, for at det internationale spillercertifikat kan indhentes.

Følg nedenstående tre trin for at ansøge om et spillercertifikat på en udenlandsk spiller, som ikke har et spillercertifikat:
1) Søg spilleren frem i medlemsoversigten i KlubOffice, og marker vedkommende.
2) Klik på på 'Indhent spillercertifikat'.
3) Udfyld oplysninger om spilleren.

Anmodningen bliver nu sendt til DBU, som behandler den. Der er en række internationale regler, der gør sig gældende, afhængigt af om spilleren er et barn - og i givet fald barnets alder. Klubben bliver informeret, helt som ved almindelige spillercertifikatsanmodninger, på fremgangen i processen. Bemærk, at sagsbehandlingen kan tage ca. en måned.

Find guiden for nye spillere fra udlandet her

Læs mere