Samspil mellem
frivillige og ansatte
i Haderslev
Trods et medlemstal i den absolut høje ende hylder Haderslev FK de samme værdier om frivillighed og fællesskab, som kendetegner den lille breddeklub. Men hvordan fungerer samspillet mellem frivillige og ansatte i så stor en klub?
1.400 medlemmer, 300 frivillige og fem fuldtidsansatte. Det er høje tal, de opererer med i Haderslev Fodboldklub, som i 2004 skilte den professionelle del af klubben, SønderjyskE, ud fra moderklubben.
Men hvad er egentlig udfordringerne og mulighederne ved at have både frivillige og ansatte i en fodboldklub? Hvem gør hvad og hvorfor?
Vi har fanget både et par frivillige og en ansat i klubben: Frivillig formand Claus Dall, frivillig sportschef Rasmus Hansen og fuldtidsansat forretningsfører Henrik Lorenzen.
Ansatte skal gøre det nemmere at være frivillig
Formand Claus Dall er helt klar i spyttet, når han skal forklare de ansattes primære rolle:
- Først og fremmest er det opgaven som ansat at gøre det nemt at være frivillig, lyder budskabet fra den sønderjyske ildsjæl, der har været med omkring bestyrelsesbordet i mere end 20 år, de seneste 10 år for bordenden.
Det budskab gennemsyrer tydeligvis klubånden, men serviceniveauet skal have en vis balance. For det er for det første ikke meningen, at de ansatte skal tage opgaver fra de frivillige og for det andet skal de frivillige også fortsat løfte en række opgaver.
Men hvad betyder det så?
- F.eks. får de yngste børn medaljer, som vi modtager fra DBU Jylland, men når der skal tælles op og fordeles til de enkelte hold, er det frivillige, der gør det, forklarer sportschef Rasmus Hansen, der er frivillig i klubben og medlem af bestyrelsen.
Her kan rollerne så fordeles således, at den ansatte laver en oversigt over spillerantal pr. hold, lægger medaljer frem inklusive holdkuverter og så er det et par frivillige, der tæller op, fordeler i kuverter og afleverer til de pågældende trænere.
Forretningsfører Henrik Lorentzen erkender blankt, at nogle gange bruger han mere tid på at tilrettelægge opgaven og finde frivillige, end opgaven egentlig kan bære, men hovedprincippet om at klubben stadig hviler på de frivillige er vigtigt. Også selvom det ikke altid er så praktisk.
- Jeg vurderer selvfølgelig fra opgave til opgave, hvilken tilgang der giver bedst mening, men jeg er bevidst om, at kontoret ikke skal tage over på alle opgaver, så de frivillige er stadig grundstenen, påpeger Henrik.
Bestyrelsens holdning til rollefordelingen er, at Henrik er garant for balancen, så kontoret på den ene side servicerer de frivillige og på den anden side ikke sander til i opgaver, som frivillige sagtens kan håndtere.
Tonen blandt frivillige og ansatte er meget uformel, og der bruges tid på at pleje relationerne – her er det fra venstre frivillige sportschef Rasmus Hansen, forretningsfører Henrik Lorentzen og formand Claus Dall.
Der bliver mere rum til idéudvikling
Når de ansatte f.eks. kan tage opgaver som kampplanlægning, indkøb og økonomisk håndtering ud af de frivilliges ligning, så bliver det sjovere at være træner, holdleder og stadionhjælper.
I stedet for at bruge tid på at følge op på mails, planlægge kampe og være frustreret over manglende bolde, så kan ressourcerne i stedet bruges på at tænke nye tanker.
Måske en snak med lille Olufs forældre kan bidrage til hans trivsel? Måske får de to hjælpere i pølseboden på stadion en god idé til en forbedring? Eller holdlederen får overskud til at lave et sjovt arrangement for U11-pigerne?
Alt sammen fordi mange af de mere bureaukratiske opgaver bliver klaret af de ansatte, og de tilbageværende ”frivillige” opgaver bliver tilrettelagt, så de er nemme at gå til.
Rasmus Hansen påpeger, at de frivillige har nemmere ved at overskue en kompleks opgave, for dele af opgaven er klaret på forhånd og fordi rutinen ligger hos de ansatte, der relativt let kan forklare proceduren ved f.eks. en kampflytning.
- Og så oplever vi, at de frivillige bliver mere modige i deres tankegang, simpelthen fordi vi har ansatte til at understøtte, lyder det fra Claus Dall.
En klar fordel ved samspillet mellem frivillige og ansatte er også kvalitetsniveauet, når opgaver skal løses. Der går rutine og idéudvikling godt i spænd, ligesom det også øger motivationen hos både frivillige og ansatte.
De ansatte skal langt fra altid gøre det hele selv. I de fleste tilfælde opfordrer vi til, at de ansatte har fokus på at muliggøre det for de frivillige i stedet. Claus Dall, formand
Dilemma: Service eller samspil
Men skal kontoret så ikke bare være et stort serviceorgan, så de frivillige slet ikke skal håndtere administrative opgaver?
Det spørgsmål møder Henrik Lorentzen med jævne mellemrum, men for ham gælder det om at finde balancen.
- De ansattes arbejdstid ligger jo typisk ikke dér, hvor de frivillige er i gang på banerne, så det er vigtigt for os alle, at vi gør det tydeligt, hvem der står for hvad, forklarer forretningsføreren.
Han har haft i overvejelserne, om personalet kunne blive mere synlig på banerne, men er nået frem til, at det er vigtigere, at personalet i dagtimerne når alt det, som de frivillige ville få svært ved at nå. For hvis personalet skal være mere synligt på banerne udenfor kontortid, ville der være mindre kontortid. Og det ville så i sidste ende gå ud over de frivillige.
- Men balancen er ikke altid helt nem at ramme, for de ansatte er langt hen ad vejen også ildsjæle, der vil gå langt for at servicere de frivillige. Min opgave er så at sætte nogle rammer, så vi opnår en vis balance i tid og opgaver, siger Henrik Lorentzen, der er relativt ny i rollen som ansat, men har en mangeårig rolle som frivillig i klubben i rygsækken.
Klubformanden bakker op om Henriks udfordring:
- De ansatte skal langt fra altid gøre det hele selv. I de fleste tilfælde opfordrer vi til, at de ansatte har fokus på at muliggøre det for de frivillige i stedet, betoner Claus Dall.
Klubkulturen er gået fra et stort fællesskab og 3. halvlegstraditioner til, at vi nærmest skal lære børn at bruge tid i omklædningsrummet, så det er en af de ændringer, vi gerne vil bruge lidt krudt på at justere. Rasmus Hansen, sportschef
Ansatte har også haft betydning for klubkulturen
Efterhånden som klubben har tilknyttet flere ansatte, er opgaverne også blevet anderledes. Noget skyldes tidens skiftende trends, mens også nye ambitioner er kommet til.
- Klubkulturen er gået fra et stort fællesskab og 3. halvlegstraditioner til, at vi nærmest skal lære børn at bruge tid i omklædningsrummet, så det er en af de ændringer, vi gerne vil bruge lidt krudt på at justere, siger Rasmus Hansen.
Den enkelte træners personlighed har naturligvis en stor betydning for, hvordan holdkulturen trives og hvor den drejes hen, men i klubben drømmes der også om at lave en bedre forventningsafstemning med forældrene.
En del af opgaverne for de ansatte i den sportslige del ligger bl.a. i at sikre en rød tråd i træningen på tværs af hold og årgange i klubben. Det tager langt de fleste trænere imod med kyshånd.
- Enkelte trænere er da ikke udelt begejstrede for at få håndholdt hjælp til at tilrettelægge træning, og der er balancen jo igen at sikre både kvalitet i træningen og motivation hos den frivillige træner, kommer det fra sportschefen.
Haderslev FK har i kraft af en række ansatte også kunne brede sig over områder, der ellers ikke ville være luft til i en frivillige gennemsnitsbreddeklub. CSR-projekter som flygtningefodbold, FC Prostata, Get2Sport, børn og unge med særlige behov samt Fodbold for Fremtiden er nogle af de nyere elementer i den retning, bestyrelsen har valgt for klubben.
- I f.eks. Fodbold for Fremtiden-projektet for unge på kanten af arbejdsmarkedet var det essentielt, at ansatte kunne varetage opgaven, som primært finder sted i almindelig ”kontortid”, forklarer formand Claus Dall.
Her ser klubbens bestyrelse også en del perspektiver i at skabe et godt brand udadtil, som måske kan udvikle sig til at blive en decideret socialøkonomisk virksomhed. Der er fokus på, at klubbens hovedfundament er den daglige drift, men også ambitioner om at kunne meget mere end drift.
RÅD TIL ANDRE KLUBBER, DER OVERVEJER TILKNYTNING AF ANSATTE
- Hav en klar retning for klubben
- Husk anerkendelsen af og motivationen hos de frivillige
- Gå ikke blindt ind i forpligtelser, finansieringen må ikke låse klubbens retning
- Overvej struktur og serviceniveau over for de frivillige nøje
Klubben lærer hele tiden nyt
Der har bestemt været bump på vejen i forløbet med tilknytning af (flere) ansatte, men bestyrelsens retning for klubben har hele vejen været afgørende for processen.
- At tilknytte ansatte er langt fra en billig løsning, og det har været vigtigt hele tiden at vurdere, om f.eks. nogle midler til et bestemt projekt kunne bære en ansat mere. For hvad nu hvis det projekt ikke kører med tilskud for evigt, kan vi så selv bære udgifterne til personalet?, lyder det spørgsmål, som bestyrelsen ifølge Rasmus Hansen løbende stiller sig selv.
Pointen er ikke at lade sig låse økonomisk via finansiering udefra, så man som klub ikke længere selv uafhængigt kan bestemme retningen.
Også i selve ansættelserne har man draget nogle lektier undervejs. I Haderslev FK har man f.eks. fundet ud af, at den helt lavpraktiske fysiske tilknytning har en stor betydning for arbejdet, hvilket så igen betyder, at man skal tænke sig godt om, hvis man ansætter en, der bor længere væk. Også opgaver er blevet mere komplekse over tid, så udvikling af medarbejderne er også blevet en faktor med stor vægt.
Men det vigtigste i klubben har hele tiden været det frivillige arbejde og her udvikles der hele tiden på at motivere og fastholde flest muligt.
- Midt i en stram og kompleks klubstruktur må vi ikke glemme at anerkende de frivillige for deres uvurderlige indsats, lyder det fra Claus Dall, der også gerne deler sit mantra om den grundlæggende værdi for klubben og dens frivillige:
Frivilligt ulønnet sammen for andre
