Smarte kontingenter: Kom godt i gang!

____________________________________________________________

Girokort, der skrives i hånden, hører efterhånden fortiden til i de fleste klubber, og så kommer kontingenterne typisk ind via online betalinger eller PBS-opkrævninger.

Alle klubkasserer ved dog, at uanset hvilken af ovenstående metoder man benytter, er kontingentopkrævningen en tidskrævende proces, der både inkluderer forberedelse, udsendelse og opfølgning på manglende betalinger.

Heldigvis kan det gøres smartere med automatisk kontingentopkrævning via KlubOffice, og der er hjælp at hente til at komme i gang.

- Vi vil rigtig gerne hjælpe klubberne med at gøre kontingentopkrævningen så smidig som mulig, så de sparer tid og får flere kontingentkroner ind. Derfor har vi optimeret KlubOffice på kontingentdelen, og derfor tilbyder vores økonomisupportere at komme ud i klubben og hjælpe med at sætte det op, forklarer DBU's IT-chef Heidi Lüthje.

Et besøg af en økonomisupporter har typisk en varighed af tre timer.

Book en økonomisupporter

Prisen for et besøg er kr. 1350,-. For det beløb får man selve opsætningen og en grundig gennemgang af systemet. Det er helt afgørende for at få mest mulig gavn af det automatiske kontingentsystem.

- Vi råder klart klubberne til at få besøg af vores økonomisupporter. Får man først sat systemet op forkert, kan det tage lang tid at få ryddet op i det hele, så det er helt sikkert pengene værd. Den investering tjener klubben nu også hurtigt ind igen, når systemet er oppe at køre. De klubber, der har den automatiske kontingentopkrævning, oplever nemlig både mindre arbejde, og at de får flere kontingentkroner ind, fordi flere får betalt, uddyber Heidi Lüthje.

 Aftale med en økonomisupporter laves ved at kontakte dem på kluboffice@dbu.dk. Når dato og tidspunkt er aftalt, laves endelig bestilling her (vælg KlubOffice økonomikursus).

Sådan fungerer den automatiske kontingentopkrævning

Kort fortalt fungerer systemet således:

1. Ved første kontingentopkrævning sender KlubOffice en mail med et betalingslink til medlemmerne. 
2. Når medlemmet betaler, tilmeldes hans/hendes betalingskort automatisk til en abonnementsordning. 
3. Næste gang KlubOffice kører en kontingentopkrævning, trækkes kontingentet automatisk på medlemmets kort (de modtager en adviseringsmail).

Eksempel

Klubben opretter en kontingentkørsel på kr. 1.200,- med opkrævning to gange om året. Opkrævningen kobles til en afdeling eller et hold. Alle spillere, der er placeret på afdelingen eller holdet i KlubOffice, får første gang en mail med en opkrævning på kr.  600,-. Når de betaler, tilmeldes deres kort samtidig abonnementsordningen, og fremadrettet trækkes automatisk kr. 600 to gange om året fra deres kort, indtil de udmeldes.

Fordelene er: 

• Kontingenter udsendes automatisk på en eller flere datoer, som klubben angiver
• Klubben kan let dele kontingentbetalingen op i mindre bidder - så det f.eks. bliver lettere for studerende at betale
• Kontingentbeløbet trækkes automatisk fra medlemmets betalingskort, når han/hun er tilmeldt abonnementet
• Man kan vælge, om tilmelding til abonnementsordningen skal være obligatorisk eller en mulighed for medlemmet
• Når medlemmet er tilmeldt abonnementet, skal vedkommende aktivt afmelde betalinger, hvis han/hun ikke mener at skulle betale
• Medlemmer adviseres automatisk via mail et par dage før betaling
• Man kan løbende se, hvor mange og hvem der har betalt
• Bogføringen af indbetalinger er enkel og hurtig at lave

Hvad hvis medlemmet skifter betalingskort eller melder sig ud?

Skifter medlemmet betalingskort, får de automatisk en ny opkrævningsmail med et betalingslink næste gang, klubben udsender kontingent. Når medlemmet betaler med sit nye kort, tilmeldes det automatisk til abonnementsbetalingen.

Hvis medlemmet er blevet meldt ud, kommer vedkommende ikke med i kontingentopkrævningen. De behøver med andre ord ikke framelde deres kort/abonnement.